Sobre nosotros

Disposiciones Generales

El presente Manual tiene por objeto proteger el derecho fundamental de habeas data, así como establecer las directrices y procedimientos necesarios para garantizar el adecuado cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013. En virtud de lo anterior, las políticas que acá se establezcan, serán aplicables a los datos personales recolectados directamente por PROYINCO SAS o a través de sus terceros aliados, con autorización expresa, previa e informada del Titular de la Información.

Política de Tratamiento de Datos Personales

PROYINCO SAS es responsable con el tratamiento, manejo, almacenamiento, privacidad y protección de la información y datos personales, para lo cual ha establecido en su procedimiento principios de responsabilidad corporativa acorde con los lineamientos establecidos en la Ley 1581 de 2012 de protección de datos y demás normas aplicables, la persona o área responsable, tomará las medidas de seguridad con el fin de proteger la información y realizar el tratamiento de datos de información personal, comercial y legal; reconociendo la importancia de los datos de todas las partes interesadas, siguiendo las disposiciones, finalidades, derechos del titular como parte de los deberes de la compañía con la protección de la información.

La Finalidad de la Política de Tratamiento de Datos Personales es respetar los derechos como titular para proteger la información derivada de los servicios, relaciones laborales, comerciales y demás aplicables

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad de los mismos

La información que consta en las bases de datos de PROYINCO SAS, asigna responsables que den aplicación a las obligaciones de la Política de Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables, conforme al Artículo 25 de Decreto 1377/2013 y la información suministrada será tratada bajo la aplicación de todos los principios enunciados en la Ley 1581 de 2012 y referidosen el numeral 4 del presente documento; esto, con la única finalidad de: recolectar, almacenar, administrar, actualizar, procesar, compilar, transferir, usar, sistematizar, contratar, trasmitir, circular, divulgar y/o para realizar cualquier forma de tratamiento de datos personales dados a conocer a PROYINCO SAS. De acuerdo con lo anterior y con el fin de que PROYINCO SASpueda mantener y fortalecer las diferentes relaciones comerciales presentes o futuras, así como comercializar a clientes y proveedores todos los bienes y servicios que PROYINCO SAS por su objeto social ofrece, la información suministrada, será tratada durante el tiempo que sea necesario y atendiendo siempre dichas finalidades.

Sin perjuicio de lo enunciado y con base en lo regulado por la Ley, PROYINCO SAS podrá entregar a las autoridades competentes la información que aquellas soliciten. En todo caso, PROYINCO SAS velará por el correcto uso de los datos personales recolectados a través de cualquier medio (físico o electrónico), garantizando el cumplimiento de las exigencias legales.

Tratamiento de los Datos Personales

Datos de carácter público

Con base en el literal b del Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, PROYINCO SAS tratará sin previa autorización del titular de información los datos personales de naturaleza pública. Sin perjuicio de lo anterior y con el fin de dar tratamiento seguro a este tipo de datos, PROYINCO SAS acatará y cumplirá los principios y las obligaciones emanadas en la Ley.

Datos Sensibles

PROYINCO SAS no realizará ninguna clase de tratamiento de datos personales de esta naturaleza salvo las siguientes excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012: a.) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b.) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c.) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. d.) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e.) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. En estos casos, PROYINCO SAS informará al Titular: a.) Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. b.) Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Datos de niños, niñas y adolescentes

Dando cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, PROYINCO SAS dará tratamiento a este tipo de datos siempre y cuando: a.) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b.) Asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En virtud de lo expuesto, PROYINCO SAS obtendrá en todo caso la autorización del representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Finalidades

Salvo los casos exceptuados por la Ley, la información recolectada por PROYINCO SAS será tratada con las siguientes finalidades:

Clientes, proveedores y contratistas

• Realizar el debido registro en la empresa de clientes, proveedores o contratistas. • Generar el seguimiento correspondiente a las obligaciones contraídas; en razón a la relación comercial y/o de servicios que exista entre PROYINCO SASy sus clientes, proveedores o contratistas. • Generar factura(s), acta(s), informe(s) y comunicado(s) correspondiente(s). • Generar bases de datos para efectos de las declaraciones fiscales y para los diferentes tipos de cobranzas o consultas de información contable. • Enviar o solicitar cotizaciones sobre nuestros servicios o sobre los procesos de compra desarrollados por PROYINCO SAS. • Verificar referencias comerciales y/o de experiencia de contratos suscritos y servicios prestados. • Realizar el registro en formatos de selección y evaluación de proveedores. • Procesar pagos y verificar saldos pendientes. • Enviar al correo físico o electrónico, celular, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio creado o por crearse información acerca de PROYINCO SAS. • Ejecutar campañas publicitarias y/o comerciales de los productos y servicios que PROYINCO SASofrece o enviar información sobre cambios que estos puedan llegar a tener en el tiempo. • Evaluar la calidad del servicio o de los productos ofrecidos por PROYINCO SAS. • Ejecutar el control, seguimiento, monitoreo y vigilancia para garantizar la seguridad de sus instalaciones. • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos de los titulares. • Transferir la información recolectada a distintas áreas de PROYINCO SAScuando ello sea necesario para ejecutar actividades tales como, pero sin limitarse a éstas: recaudo de cartera, cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros. • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos. • Cualquier otra actividad de naturaleza legal o que sea necesaria para el desarrollo del objeto social de PROYINCO SAS. • Capacitar agentes comerciales o funcionarios acerca del objeto social, los productos y/o servicios ofrecidos por PROYINCO SAS. • Crear y actualizar bases de datos. • Atención de peticiones, quejas o reclamos acerca de las obligaciones que surgen con base en las relaciones con los proveedores y contratistas; incluyendo, pero sin limitarse a ellas: las tributarias y comerciales. • Realizar encuestas relacionadas con el objeto social de PROYINCO SAS. • Desarrollar campañas o programas que impliquen el objeto social de PROYINCO SAS. • Informar oportunidades de empleo o vacantes. • Controlar y prevenir fraudes. • Controlar y prevenir lavado de activos y financiación del terrorismo. • Elaborar reportes a centrales de riesgo, de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial (Información positiva y/o negativa), con previa autorización como lo exigen las normas. • Cumplir con la normatividad vigente en Colombia.

Empleados

• Seleccionar y vincular personal, incluyendo la verificación de antecedentes y estudios de seguridad. • Cumplir con las exigencias laborales derivadas de la normatividad vigente o de los contratos personales suscritos, tales como: pago de nómina, afiliaciones, pago de liquidación e indemnización sólo si ésta última aplicare, entre otras. • Ofrecer beneficios y oportunidades laborales o de crecimiento profesional a través de vacantes disponibles. • Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados. (en caso de que llegue a aplicarse). • Ofrecer beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros. • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencia presentada con alguno de nuestros empleados. • Realizar seguimiento a las actividades desarrolladas en nombre de PROYINCO SAS. • Suministrar información a las distintas entidades involucradas con las actividades desarrolladas o a efectuar. • Capacitar a funcionarios acerca del objeto social, los productos y/o servicios ofrecidos por PROYINCO SAS. • Crear y actualizar bases de datos. • Atención de peticiones, quejas o reclamos que surjan con base en la relación laboral. • Realizar encuestas. • Conservar durante el tiempo que sea necesario los datos personales de aquellos titulares que tengan o no vínculo laboral conPROYINCO SAS, para atender trámites administrativos o legales. • Desarrollar campañas o programas que impliquen el objeto social de PROYINCO SAS. • Controlar y prevenir fraudes. • Investigar y prevenir lavado de activos y financiación del terrorismo. • Cumplir con la normatividad vigente en Colombia.

Derechos que le asisten al titular

De acuerdo con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, le asisten al titular los siguientes derechos: a.) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido y no haya sido autorizado. b.) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c.) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d.) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e.) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución. f.) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Deberes de PROYINCO SAS como responsable del tratamiento

De acuerdo con el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, PROYINCO SAScomo responsable de los datos personales recolectados, deberá: a.) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b.) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, excepto cuando la misma no se deba solicitar de conformidad con la normatividad. c.) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d.) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e.) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f.) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g.) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h.) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley. i.) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. j.) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley. k.) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. l.) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m.) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. n.) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. o.) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de PROYINCO SAS cuando actúe como encargado del tratamiento

Teniendo en cuenta el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, cuando PROYINCO SAS actúe como encargado del tratamiento, éste deberá: a.) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b.) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c.) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley. d.) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e.) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley. f.) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares. g.) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley. h.) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. i.) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. j.) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. k.) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. l.) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las peticiones, quejas o reclamos relacionados con el manejo de datos personales y su normatividad, deberán enviarse a:

Razón Social: PROYINCO SAS, Ciudad de Domicilio: Bogotá, Dirección: Carrera 66 A Nº 12 A - 78. Correo Electrónico: pqr@proyinco.com, Línea Telefónica 4143404

PROYINCO SAS recibirá peticiones, quejas y reclamos en la dirección física o electrónica dada a conocer en el presente numeral y dará respuesta a cada una de ellas a través de su área legal, abogado o quien haga sus veces, los cuales estarán disponibles para la atención de peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización

Consultas

Requisitos a tener en cuenta:

a.) La consulta puede ser elevada de manera física o electrónica (al correo electrónico indicado en el aparte denominado como “Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante cualquier titular de la información”), la cual debe contener como mínimo: fecha de solicitud, identificación del titular, narración clara de los hechos que constituyen la consulta o petición, datos de contacto (físico, electrónico y telefónico) para efectos de envío de respuesta. b.) La solicitud debe tener presentación personal ante notario. En el evento de presentarse una consulta de manera electrónica, la presentación personal se debe adjuntar al correo electrónico. c.) La consulta debe venir acompañada con fotocopia legible del documento de identificación del titular. d.) Si la solicitud es presentada a través de apoderado, autorizado o representante, se deberá adjuntar el documento autenticado que acredite tal condición y el documento de identificación de éste.

Trámite

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Nota. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Reclamos

Requisitos a tener en cuenta:

a.) El reclamo puede ser elevado de manera física o electrónica (al correo electrónico indicado en el aparte denominado como “Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante cualquier titular de la información”), el cual debe contener como mínimo: fecha de solicitud, identificación del titular, descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al mismo; datos de contacto (físico, electrónico y telefónico) para efectos de la respuesta y los documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer como sustento de la reclamación. En el evento en que la reclamación sea presentada por un causahabiente, es necesario se presente el registro civil para efectos de acreditar parentesco. b.) La consulta debe venir acompañada con fotocopia legible del documento de identificación del titular. c.) Si la solicitud es presentada a través de apoderado, autorizado o representante, se deberá adjuntar el documento autenticado que acredite tal condición y el documento de identificación de éste.

Trámite:

a.) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. b.) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. c.) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Aviso de Privacidad

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, PROYINCO SAS deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

Contenido mínimo del Aviso de Privacidad

El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: 1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. 2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. 3. Los derechos que le asisten al titular. 4. Los mecanismos dispuestos por PROYINCO SAS para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. No obstante, lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

Medios de difusión del aviso de privacidad y de las políticas de tratamiento de la información.

Para la difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información, PROYINCO SAS podrá valerse de documentos físicos y electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.